Praxisgründung

Den Fachmann fragen

Die Gründung einer eigenen Arztpraxis birgt so manche Tücken und Unwägbarkeiten. Arnd Kensy, Unternehmensberater für Praxisgründung und -optimierung aus Berlin, schildert, wie die Auslagerung der Organisation Fehler vermeiden hilft.

Foto: privat
Arnd Kensy

Die Gründung der eigenen Praxis ist gar nicht so schwer. Unzählige Ärzte haben dies schon bewerkstelligt und sind erfolgreich in die Selbständigkeit gestartet. Jedoch hört man von vielen „Ein Mal und nie wieder“ oder „Beim zweiten Mal würde ich einiges anders machen“. Fast alle berichten, dass sie den Umfang des Projektes unterschätzt haben.

Die Gründung einer Einzelpraxis mit Kassensitz und Umbau einer Immobilie benötigt gut acht Monate lang im Schnitt vier Stunden Aufmerksamkeit am Tag. Anfangs ist Ihr Zutun eher sporadisch, die letzten drei Monate müssen Sie ganz für die neue Praxis abstellen. Insgesamt rechnet man mit rund 640 Mannstunden. In dieser Zeit schreiben Sie über 3.500 E-Mails, führen über 1.500 Telefongespräche und haben vielleicht 300 persönliche Meetings.

Oberflächlich ist die Aufgabe einfach umrissen: Sie koordinieren Makler, Eigentümer, Architekten, Bauamt, Gesundheitsamt und Baufirmen. Sie steuern Ihre Liquidität über Banken, Steuerberater, und verhandeln mit Lieferanten, Praxisausstattern und Medizintechnik-Firmen. Sie stimmen Praxissoftware und -hardware aufeinander ab, konfigurieren Geräte und Dienstpläne und kümmern sich um Personal. Sie müssen hunderte von klugen Ratschlägen der Kollegen und der Familie bewerten und engagieren Anwälte für alles, was brenzlig werden könnte.

Geschafft hat es bisher jeder. Richtig, jedoch starten viele Praxen mit Systemfehlern, die oberflächlich kaum zu erkennen sind. Drei möchte ich hier exemplarisch nennen:

 

Drei grundlegende Fehler einer Praxisgründung vermeiden

  • Sparen am falschen Ort: Man kennt jemanden, der einem die Computer günstiger besorgen kann, als der Anbieter der Praxissoftware. Damit nimmt man jedoch die Lieferanten aus der Gesamtverantwortung. Ein fataler Fehler, der später teurer wird, als das was man anfänglich eingespart hat. Wenn etwas nicht funktioniert, geht das Pingpong Spiel los: Der Drucker geht nicht. Der Hardware Lieferant schiebt es auf die Software, die retourniert mit Bravour. Sie zahlen jeglichen Service doppelt und müssen sich letztlich selber um eine Problemlösung kümmern.

  • Nichts ist beständiger als das Provisorium: Häufig sieht man bei einer Gründung, dass wichtige Strukturen nicht geschaffen werden, weil man das ja „später auch noch machen kann“. Aus Kostengründen wird erst einmal eine Billigsoftware aus dem Internet geladen. Der Dienstplan ist auf Excel, die Arztbriefe werden in Word gebastelt. Mit einem Wust von Listen versucht man, sich Überblick zu verschaffen. 
Jedoch funktionieren die meisten Praxen dann auch nach fünf Jahren immer noch so und die selbst gestrickten Lösungen führen mit wachsender Patienten- und Mitarbeiterzahl schnell ins Chaos. Sie haben bei einer Gründung die einmalige Chance alles optimal aufzustellen! Sie bekommen Kredite von der Bank, ohne Geschäftszahlen vorlegen zu müssen. Sie können alles ohne Rücksicht frei gestalten. Später wird es dann aufwendig und teuer, die Fehler im Fundament Ihrer Praxis zu reparieren.


  • Zeitmanagement: Eine Praxisgründung benötigt wirklich 640 Mannstunden. Diese repräsentieren Arbeiten, die einfach erledigt werden müssen. Viele Beschaffungen, Verhandlungen und Entscheidung benötigen zeitlichen Vorlauf. Verschiebt sich Ihr Ablaufplan nach hinten, werden Sie am Ende merken, dass der Tag eine endliche Anzahl von Stunden hat und Ihre Handwerker und Lieferanten nachts tatsächlich schlafen. Aus der Not schaffen Sie die beschriebenen Provisorien, die Sie dann die nächsten Jahre Zeit und Nerven kosten. 
Darüber hinaus, Firmen und Lieferanten merken, dass Sie in Zeitnot geraten sind und Sie werden kaum noch Chancen haben, Rabatte durchzusetzen. Das Projekt wird teurer als nötig.

Aber was ist eigentlich die gewünschte „optimale“ Praxis? Diese Frage beantworten uns unsere Mandanten so: Optimal bedeutet, dass das Führen der Praxis keine Last darstellt. Dass der (Arbeits-)Tag nicht 24Stunden haben muss und nur Nachtschichten den Fortbestand sichern. Schlicht, dass man sich 100% auf seine Patienten konzentrieren kann und sich nicht den ganzen Tag mit Verwaltung rumärgern muss. Dieses setze ich grob in drei Ziele um:

 

Die optimal strukturierte Praxis

  • Sie sind im Internet auffindbar, stellen sich positiv dar und der Patient kann an allen Tagen rund um die Uhr Termine bei Ihnen buchen. Ihr Online-Buchungsmodul greift auf Ihren Raum- und Dienstplan zu.


  • Zum Ende der Sprechstunde sind alle Patientenakten geschlossen, die Dokumente sind eingescannt, die Arztbriefe geschrieben und die Rechnungen ausgedruckt. Während Ihnen der Patient gegenüber sitzt, erstellen Sie mit zehn Mausklicks einen Akteneintrag oder Kostenvoranschlag auf Basis hinterlegter Textbausteine und Ziffernketten. Es gibt keine wachsenden Stapel von Unterlagen, mit denen man noch irgendwas machen muss und die zunehmend Frust schaffen.


  • Sie können auf Knopfdruck sagen, wie viele Neupatienten Sie in den letzten 14 Tagen hatten und wie viel Umsatz Sie mit ihnen realisiert haben. Zudem sagt Ihnen Ihr System, wieder auf Knopfdruck, woher diese Patienten kamen und warum sie zu Ihnen gekommen sind. All das ohne Excel-Tabellen, die teure Mitarbeiter erstellen und die währenddessen an Ihrer Seite fehlen.


Ja, das geht. Die meisten Praxissoftware-Programme können das, nur fühlen sich die Hersteller für diese übergreifende Konfiguration nicht zuständig. Optimal ist eine Praxis somit, wenn Internet, Online-Buchungsmodul, Dienstplan, Telefonanlage und Praxissoftware vom ersten Tag an digital zusammenarbeiten. Später bekommt man das kaum noch zusammen.

Eine Arztpraxis ist heutzutage längst ein kleines Unternehmen. Ein Unternehmen, welches man in acht Monaten mit einem begrenzten Budget gründen muss. Für Kaufleute ein gewöhnliches Projekt. Daher wird dies als Service für Sie angeboten. Immer mehr Ärzte suchen daher die Kooperation und „lassen gründen“. 


Zu teuer? Betrachten Sie zunächst die Opportunitätskosten: Was kostet es, wenn Sie die Gründungsarbeit selber leisten? Rechnen Sie nur einmal 100 Euro Verdienstausfall pro Stunde, was sicher zu gering ist, summieren sich die 640 Mannstunden bereits auf 64.000 Euro. Sollten Sie noch angestellt arbeiten, müssen sie mindestens drei Monate vorzeitig aufhören, um die Praxisgründung voranzutreiben und dann in den folgenden Monaten weitere Zeit abstellen und auf Verdienst verzichten.
Eine nach außen vergebene Gründung wird mit grundsätzlich weniger berechnet als der Verdienstausfall auf Ihrer Seite, so dass Sie mit der extern vergebenen Gründung bereits Profit machen. Die Berechnung erfolgt pauschal, ohne jegliche Spesen und damit ohne Überraschung.

 

Die schlüsselfertige Praxis

 

Sie vermeiden also Anfängerfehler, erhalten eine von Anfang an optimal aufgestellte Praxis. Ein Gründungsunternehmen nimmt keinerlei Provisionen von Lieferanten und setzt völlig unabhängig allein Ihre Wünsche um. Darüber hinaus kaufen Sie sich einen erfahrenen Interims-Praxismanager ein, der alle Verhandlungen führt und die ausführenden Firmen „drückt“. Im Schnitt verhandelt der externe Gründungsberater die Einkäufe einer Facharztpraxis um weitere 50.000 Euro unter den bereits „besten Preis“ der Handwerker und Zulieferer. Ein weiterer Gewinn auf Ihrer Seite.

Ein Beispiel einer von uns aufgestellten Dermatologischen Facharztpraxis ist in wenigen Wochen in Hamburg zu besichtigen. kensy@praxiskonzeption.de

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